Les premières étapes d’administration des biens

Comment démarrer du bon pied l’administration des biens du proche dont vous avez la responsabilité? Voici quelques conseils qui, nous l’espérons, vous seront utiles.

L’inventaire des biens

Ne négligez pas cette étape. Obligatoire, elle est aussi essentielle à la bonne marche de votre gestion. Dresser un inventaire vous donne des bases solides pour démarrer. Cette opération vous permettra de vous faire une idée plus juste sur la façon dont vous allez administrer le patrimoine de la personne sous votre protection.

Elle vous facilitera la tâche pour élaborer un système de gestion à partir duquel vous pourrez établir le rapport annuel à fournir à votre conseil de tutelle et au Curateur public. De plus, toutes les parties intéressées partageront la même information, ce qui évitera bien des questionnements!

En faisant l’inventaire, vous aurez un portrait exact des biens de la personne sous votre protection, objets de valeur, meubles, immeubles et liquidités (argent comptant, placements, dépôts de fonds dans des comptes de banque, etc.). Vous pourrez aussi vous faire une idée de ses sources de revenus (aide ou solidarité sociale, pension de vieillesse, intérêts de placements, location d'immeubles, allocation diverses, etc.).

Le contenu de l’inventaire

Les délais

L’inventaire des biens doit être fourni au secrétaire du conseil de tutelle et au Curateur public dans les 60 jours suivant l’ouverture du régime de protection.

Il doit comprendre l'énumération fidèle de tous les biens confiés à votre gestion. Vous devez y décrire tout objet d’une valeur de 100 $ ou plus ainsi que les dettes. Ce qui vous permettra d’établir, au plan comptable, l’actif et le passif. Si la tâche s’avère complexe, vous pouvez vous adresser à un notaire ou à un comptable.

L’inventaire sous seing privé

Vous dressez vous-même l’inventaire : vous devez demander à deux témoins de le signer. C’est ce qu’on appelle sous seing privé. Ce type d’inventaire convient quand le patrimoine est relativement simple à répertorier (un seul immeuble, une pension de vieillesse, quelques meubles). Utilisez alors le formulaire qui accompagne la demande du Curateur public. Vous pouvez aussi obtenir un modèle d'inventaire des biens meubles sur le site du Bureau d'assurance du Canada.

L’inventaire notarié

Les honoraires du notaire sont payés à même le patrimoine de la personne représentée.

Le patrimoine que vous devez administrer est composé de biens nombreux et diversifiés (placements dans plusieurs institutions financières, actions, immeubles, etc.). Ou les revenus versés dans les comptes de la personne que vous représentez proviennent de plusieurs sources. Nous vous suggérons d’avoir recours à un notaire.

Le compte ès qualités

ATTENTION! Dès l’ouverture du régime de protection, c’est à vous de gérer les biens de la personne sous votre protection. Si avant d’avoir été déclarée inapte, celle-ci avait donné une procuration à quelqu’un d’autre, cette procuration n’est plus valide du fait de votre nomination.

L’une des premières choses que vous devez faire est d’ouvrir un compte ès qualités. Distinct de votre compte personnel, ce compte vous permet d’administrer les biens de la personne inapte et, entre autres, d'y déposer ses revenus ou de faire, éventuellement, des placements présumés sûrs.

Les sources de revenus et les dépenses courantes

Vous devez établir les sources de revenus de la personne sous votre administration (assistance-emploi, pension de vieillesse, pension privée, pension alimentaire, intérêts de placements, revenus de locations d’immeubles, allocations diverses, etc.).

Faites-vous connaître des banques et des autres institutions financières avec lesquelles la personne dont vous protégez les biens fait affaire. Vous pouvez leur présenter une copie du jugement qui vous nomme tuteur ou curateur à ses biens.

Le conseiller d’une institution financière peut vous aider à en établir la liste : aide au logement, prestation de conjoint survivant, etc. Un travailleur social du CLSC peut également vous être d’un grand secours pour vous guider dans vos démarches.

Une fois établi le revenu mensuel et dressé l'inventaire des biens, vous pouvez vous faire une idée plus juste du niveau de vie général que ses ressources lui permettent. En effet, vous devrez adapter ses dépenses en fonction de ses revenus.

Le système comptable : l’outil facilitant par excellence!

La meilleure façon de vous retrouver dans votre administration, c’est d’élaborer un système simple de comptabilité avec recettes et dépenses. En consignant de façon périodique les entrées et les sorties de fonds, il vous sera facile, à la fin de chaque année d’administration, de remplir le formulaire que vous aurez reçu du Curateur public.

La perception des revenus

Continuez à percevoir les revenus et faites les démarches pour obtenir toutes les autres prestations, indemnités, gouvernementales ou autres, auxquelles la personne a droit en raison de son état. Entre autres, le ministère de l’Emploi et de la Solidarité sociale accorde automatiquement l’allocation pour contraintes « sévères » à l’emploi aux personnes sous régime de protection admissibles à l'assistance-emploi.

Les dépenses courantes

La personne protégée versait une pension alimentaire : continuez à assumer cette obligation en son nom.

C’est aussi l’inventaire auquel vous aurez procédé et l'établissement des revenus qui détermineront le montant que vous pourrez consacrer à l'hébergement. Vous paierez cet hébergement (loyer ou versement hypothécaire sur la maison) et les dépenses courantes à même les revenus.

Vous acquitterez les dettes du proche à votre charge tout en essayant d'obtenir, si la situation s'y prête, des modalités de remboursement.

Les pièces justificatives

Conservez les factures, reçus et talons de chèques qui se rapportent à l’administration des biens qui vous ont été confiés par le tribunal. Ces pièces vous permettront de justifier certains actes que vous aurez accomplis, à la demande :

du conseil de tutelle;
au Curateur public s’il procède à une vérification plus approfondie lors de l’examen de votre rapport annuel d’administration;
de la personne sous tutelle;
de ses héritiers, quand vous cesserez d’exercer votre charge de curateur ou de tuteur.