| Direction générale de l'administration |
Cadre de gestion du processus d'attribution des contrats du Curateur public impliquant une dépense de fonds publics | |||
| No : ORG-060 | En vigueur depuis :
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Révisé : 2009-04-29 | Adopté par : Diane Lavallée | |
Le présent cadre de gestion énonce les rôles et les responsabilités dans le processus d'attribution des contrats de services et d'approvisionnement du Curateur public lorsqu'ils impliquent une dépense de fonds publics.
Étant de nature institutionnelle, ce cadre de gestion s'applique à tout le personnel de l'organisation, en conformité avec l'Acte de délégation de signature du Curateur public du Québec.
| 1 - Cadre normatif |
Le cadre normatif se fonde sur les lois, règlements et politiques suivants :
Loi sur les contrats des organismes publics, L.R.Q., c. C-65.1;
Règlement sur les contrats d'approvisionnement des organismes publics (2008) 24 G.O. II, 2981;
Règlement sur les contrats de services des organismes publics et modifiant d'autres dispositions règlementaires (2008) 24 G.O. II, 3002;
Acte de délégation de signature du Curateur public du Québec (2007) 20 G.O. I, 471;
Politique de gestion contractuelle concernant la conclusion des contrats d'approvisionnement, de services et de travaux de construction des organismes publics, CT 206828, 19 août 2008;
Politique de gestion contractuelle concernant la reddition de comptes des organismes publics, CT 206958, 30 septembre 2008
Les risques et les contrôles dans la gestion des contrats, secrétariat du Conseil du trésor, 17 janvier 2006
| 2 - Définitions |
APPEL D'OFFRES Une procédure invitant plusieurs fournisseurs de biens ou de prestataires de services à présenter une soumission, dans des conditions favorisant la concurrence, pour l'adjudication d'un contrat d'approvisionnement ou de services.
APPEL D'OFFRES SUR INVITATION Une procédure invitant un nombre minimal de fournisseurs de biens ou de prestataires de services ayant un établissement au Québec où ils exercent chacun leurs activités de façon permanente, clairement identifié à leur nom et accessible durant les heures normales de bureau.
CONTRAT D'APPROVISIONNEMENT Une convention visant l'achat ou la location de biens meubles et pouvant inclure des frais d'installation, de fonctionnement ou d'entretien.
CONTRAT DE GRÉ À GRÉ Une convention de libre discussion où toutes les parties négocient d'égal à égal.
CONTRAT DE SERVICES Une convention visant des services professionnels (conception, création, recherche, analyse, rédaction) ou de nature technique (exécution, application de normes prédéterminées). Les contrats de transport, d'assurance de dommages et d'entreprise sont assimilés à des contrats de services.
DOCUMENTS RELATIFS À UN APPEL D'OFFRES L'ensemble des documents servant à la préparation et à la présentation d'une offre de biens ou de service ainsi qu'à l'adjudication du contrat, lesquels documents se complètent mutuellement.
FOURNISSEUR DE BIENS ou PRESTATAIRE DE SERVICES Une personne morale de droit privé à but lucratif, une société en nom collectif, en commandite ou en participation, une entreprise individuelle ou dont la majorité des employés sont des personnes handicapées.
Une personne morale de droit privé à but non lucratif et une personne physique n'exploitant pas une entreprise individuelle peuvent, à certaines conditions, conclurent un contrat avec le Curateur public.
MANDAT Acte par lequel des services sont confiés à un prestataire comportant aussi les modalités de leur exécution.
OFFRE DE SERVICE AVEC PRIX Une proposition ou une candidature présentée par un fournisseur de biens ou un prestataire de services pour l'obtention d'un contrat, comprenant un prix forfaitaire, un prix unitaire, un taux, un pourcentage ou une combinaison de ces éléments.
PERSONNE MORALE DE DROIT PRIVÉ À BUT NON LUCRATIF Un organisme, une association, un regroupement exerçant des activités à but non lucratif dans les domaines culturel, social, philanthropique, national, patriotique, religieux, charitable, scientifique, artistique, professionnel, athlétique, sportif, éducatif ou autres.
PERSONNE PHYSIQUE Un individu qui exploite une entreprise personnelle disposant entièrement du pouvoir de décider de son mode de fonctionnement, qui a une activité d'ordre économique ou civil s'inscrivant dans un plan d'affaires comportant un certain degré d'organisation matérielle, qui implique une volonté de continuité dans le temps et qui fait affaire avec d'autres clients.
Un contrat peut tout de même être conclu avec une personne physique qui ne respecte pas ces conditions. Toutefois, pour le Curateur public, cela doit demeurer un régime contractuel d'exception.
SOUMISSION Offre d'affaires visant la fourniture de biens ou la prestation de services.
| 3 - Principes |
Le cadre de gestion est fondé sur les principes suivants :
3.1 AccessibilitéLa possibilité pour les fournisseurs de biens et les prestataires de services qualifiés de participer aux appels d'offres. |
3.2 Respect de la réglementationLe processus d'attribution des contrats d'approvisionnement et de services respecte la réglementation applicable par les organismes publics ainsi que les orientations du Secrétariat du Conseil du trésor. |
3.3 RigueurTout membre de l'administration publique fait preuve de rigueur et de neutralité. Il prend ses décisions dans le respect de la réglementation applicable en accordant un traitement équitable à tous. Il remplit ses fonctions sans considération partisane. Il ne peut scinder ou répartir ses besoins ni apporter une modification à un contrat pour éluder l'obligation de recourir à la procédure d'appel d'offres public ni se soustraire à toute autre obligation découlant de la loi. |
3.4 TransparenceLe processus d'attribution des contrats est connu de tous les fournisseurs de biens et de tous les prestataires de services. |
3.5 Traitement intègre et équitableLes règles d'attribution des contrats sont appliquées uniformément pour assurer le traitement égal de chacun des fournisseurs de biens ou des prestataires de services. |
3.6 Juste concurrenceIl s'agit des fournisseurs de biens et des prestataires de services qui sont en concurrence sur une même base et en nombre suffisant. |
3.7 ObjectivitéIl s'agit de l'application de mécanismes d'évaluation visant le traitement objectif des soumissions. |
3.8 Évaluation du rendementUne évaluation du rendement du fournisseur de biens ou du prestataire de services est effectuée à la fin du contrat si ce rendement est jugé insatisfaisant. |
3.9 Développement durable et environnementCe point concerne la promotion de la mise en place de procédures efficaces et efficientes comportant, notamment, une évaluation préalable adéquate et rigoureuse des besoins, et tenant compte des orientations gouvernementales en matière de développement durable et d'environnement. |
3.10 Assurance de la qualitéIl s'agit de promouvoir la mise en œuvre de systèmes d'assurance de la qualité dont la portée couvre la fourniture de biens et la prestation de services. |
3.11 Saine gestion contractuelleLe Curateur public assure la saine gestion des contrats d'approvisionnement de moins de 25 000 $ et des contrats de services de moins de 100 000 $ en évaluant la possibilité :
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3.12 Gestion d'acquisition décentraliséeLe Curateur public opte pour une gestion d'acquisitions décentralisée de biens et de services. En fonction du seuil prévu au point 5.1, la direction requérante a le pouvoir de décider et de gérer ses acquisitions de biens et de services et en est, par conséquent, imputable. La direction requérante est aussi coresponsable, avec la Direction des ressources financières et matérielles, des acquisitions nécessitant un appel d'offres sur invitation. |
3.13 Reddition de comptesLa reddition de comptes est fondée sur l'imputabilité du Curateur public et sur la bonne utilisation des fonds publics. |
| 4 - Rôle et responsabilités |
Pour la mise en application de ce cadre de gestion, les rôles et responsabilités se partagent ainsi :
La Direction générale de l'administration est responsable de l'application de la loi et de la réglementation ayant trait au processus d'attribution des contrats. Elle fournit son expertise à la direction requérante et au comité de sélection et prend l'avis de la Direction générale des affaires juridiques et des enquêtes.
4.1 Respect de la loi et de la réglementationLa Direction générale de l'administration est responsable de l'application de la loi et de la réglementation ayant trait au processus d'attribution des contrats. Elle fournit son expertise à la direction requérante et au comité de sélection et prend l'avis de la Direction générale des affaires juridiques et des enquêtes. |
4.2 Description des besoinsLa direction requérante définit ses besoins de façon claire et transparente afin de favoriser la libre concurrence et d'établir les contrats avec les fournisseurs de biens ou les prestataires de services. Elle doit, notamment, inclure les résultats à atteindre, le montant estimé et le contexte du contrat. |
4.3 Sous-traitanceLa direction requérante doit vérifier si le mandat est réalisable à l'interne et s'assurer que le recours à des fournisseurs de biens ou à des prestataires de services externes ne nuit à aucun employé permanent de l'organisation. Par la suite, la Direction des ressources humaines consulte le syndicat et les instances prévues aux conventions collectives. |
4.4 Estimation des coûtsLa direction requérante estime les coûts du mandat et s'assure d'avoir les sommes nécessaires dans son budget pour sa réalisation. |
4.5 Conditions de paiementLa Direction générale de l'administration, en collaboration avec la direction requérante, détermine les conditions de paiement qui relèvent du type de biens ou de services offerts par le fournisseur ou par le prestataire, dans le respect des biens fournis ou des services rendus. |
4.6 Modification au contratLa direction requérante est responsable des avenants du contrat et les soumet pour approbation à la Direction générale de l'administration avant de les faire signer. La Direction générale des affaires juridiques et des enquêtes peut, au besoin, donner son avis. Pour les ententes de services de plus de 100 000 $, une modification n'excédant pas 10 % du montant initial du contrat peut être autorisée selon 'Acte de délégation de signature du Curateur public du Québec Toutefois, si cette modification excède 10 %, elle doit être autorisée par la curatrice publique, sur recommandation du comité conseil prévu au point 7.15. Il en est de même, malgré le paragraphe suivant, pour les contrats de plus de 50 000 $ attribués à des personnes physiques. Sans que le montant total du contrat n'excède les seuils prévus aux points 5.1, 6.1 et 7.1, la direction requérante peut approuver une modification ne dépassant pas 25 % du montant initial dans le cas des contrats de services de moins de 25 000 $. Cette limite est de 15 % pour les contrats de 25 000 $ à 75 000 $ et de 10 % pour les contrats de 75 000 $ à 100 000 $. Il est à noter que toute modification au contrat ne doit en constituer qu'un accessoire et ne pas en changer la nature. |
4.7 Gestion du contratLa direction requérante est responsable de la prestation de services ou de la fourniture du bien. Elle s'assure que les travaux ne débutent pas avant la signature du contrat. Exceptionnellement, à la suite d'un appel d'offres public ou sur invitation, une lettre d'adjudication transmise à un soumissionnaire peut permettre le début des travaux avant la signature officielle du contrat. La direction requérante est responsable de déposer au dossier toute documentation pertinente relative à la gestion du contrat. |
4.8 Conservation des documentsLa Direction générale de l'administration est responsable de la conservation de tous les documents originaux relatifs aux appels d'offres, contrats, avenants et autres sujets connexes. |
4.9 Évaluation du rendementEn fin de contrat, la direction requérante évalue le rendement du fournisseur de biens ou du prestataire de services s'il est jugé insatisfaisant. |
4.10 Systèmes d'assurance de la qualitéLa Direction générale de l'administration diffuse dans l'organisme les systèmes d'assurance de la qualité à privilégier ainsi que les orientations en la matière. |
4.11 Cumul des contrats attribuésLa direction requérante vérifie, dans la liste des contrats diffusée par la Direction générale de l'administration, que le total des mandats attribués sans appel d'offres public au même fournisseur de biens ou prestataire de services ne dépasse pas la somme de 100 000 $ pendant l'année budgétaire en cours. |
4.12 Publication des renseignementsLa Direction générale de l'administration publie semestriellement, dans le Système électronique d'appel d'offres (SÉAO), la liste des contrats comportant une dépense supérieure à 25 000 $. Les contrats d'exception portant sur une question de nature confidentielle ou protégée, dont la divulgation pourrait en compromettre la nature ou nuire à l'intérêt public, n'ont pas à être publiés. |
4.13 Reddition de comptesLa Direction générale de l'administration fait annuellement une reddition de comptes au Secrétariat du Conseil du trésor concernant l'ensemble des contrats impliquant des fonds publics que le Curateur public a attribués. Elle lui transmet également une déclaration de la curatrice publique attestant la fiabilité des données et des contrôles. La direction requérante fournit à la Direction générale de l'administration l'information nécessaire relativement aux contrats qu'elle a conclus de gré à gré. |
4.14 Évaluation périodiqueLa Direction générale de l'administration est responsable de l'évaluation périodique de l'application de ce cadre de gestion. |
| 5 - Contrats pouvant être conclus de gré à gré |
5.1 Contrats visésLa direction requérante peut conclure de gré à gré des contrats d'approvisionnement ou de services comportant une dépense de moins de 25 000 $. Toutefois, le Curateur public favorise alors les appels d'offres publics ou sur invitation. Il est possible de conclure de gré à gré des contrats, peu importe le montant de la dépense, avec des personnes morales de droit public figurant au fichier du Registraire des entreprises du Québec, comme les institutions d'enseignement, les établissements offrant des services de santé ou des services sociaux, ou d'autres organismes ou sociétés constitués par l'État. |
5.2 Contrats d'exceptionUn contrat comportant une dépense supérieure à 25 000 $ peut exceptionnellement être conclu de gré à gré dans les cas suivants : (1) les contrats visant la sécurité de personnes ou de biens en raison d'une situation d'urgence; (2) les contrats pouvant être attribués à un seul contractant en raison d'une garantie, d'un droit de propriété ou d'un droit exclusif (droits d'auteur ou droits fondés sur une licence exclusive ou un brevet); (3) les contrats visant une question de nature confidentielle ou protégée; (4) les contrats dont l'appel d'offres public ne servirait pas l'intérêt commun. Pour les contrats (3) et (4), la Direction générale de l'administration est responsable d'obtenir l'autorisation nécessaire de la curatrice publique. |
5.3 Rotation des fournisseurs ou des prestataires de servicesLa direction requérante doit s'assurer d'effectuer la rotation des fournisseurs de biens ou des prestataires de services et de recourir à de nouveaux concurrents ou contractants. |
5.4 Rédaction du contratLa direction requérante rédige le contrat au moyen du formulaire de contrat gré à gré, type contenu dans la médiathèque de l'intranet, lequel ne peut être modifié sans l'assentiment de la Direction générale de l'administration, qui prend alors l'avis de la Direction générale des affaires juridiques et des enquêtes. Si des questions importantes en matière de protection de renseignements personnels ou confidentiels se posent au cours de la rédaction du contrat, la Direction générale de l'administration sollicite le Secrétariat général pour qu'il statue sur la question. |
5.5 Signature du contratLa direction requérante est responsable des signatures du contrat, qui auront préalablement été vérifiées par la Direction générale de l'administration, le tout en conformité avec l'Acte de délégation de signature du Curateur public du Québec. La direction requérante est signataire du contrat. Un bon de commande, une facture ou un autre document similaire peut faire foi d'un contrat pour une dépense n'excédant pas 10 000 $. |
| 6 - Appels d'offres sur invitation |
6.1 Contrats visésIl s'agit des contrats de services comportant une dépense inférieure à 75 000 $. Une autorisation du Secrétariat du Conseil du trésor est requise pour les contrats de plus de 50 000 $ conclus avec une personne physique n'exploitant pas une entreprise individuelle. Les contrats d'approvisionnement comportant une dépense de plus de 25 000 $ sont pris en charge par la Direction générale des acquisitions du Centre de services partagés du Québec. Lors d'une prise en charge par le Centre de services partagés du Québec, les rôles et responsabilités des parties sont régies par l'entente conclue entre ce dernier et le Curateur public. |
6.2 Nombre minimal d'invitations à soumissionnerUn minimum de trois invitations à soumissionner est requis. La direction requérante ne peut attribuer le contrat si elle ne reçoit qu'une seule soumission indiquant un prix. Dans ce cas, elle doit reprendre le processus d'appel d'offres sur invitation ou procéder par appel d'offres public. Exceptionnellement et sur présentation d'une justification suffisante, la Direction générale de l'administration peut autoriser la direction requérante à conclure avec un soumissionnaire unique. |
6.3 Rédaction du document d'appel d'offresLa direction requérante remplit le document d'appel d'offres sur invitation au moyen du formulaire type approprié et de la grille d'analyse de la Direction générale de l'administration. Si des questions importantes en matière de protection de renseignements personnels ou confidentiels se posent au cours de la rédaction du document d'appel d'offres, la Direction générale de l'administration sollicite le Secrétariat général pour qu'il statue sur la question. Le document d'appel d'offres sur invitation comportant une dépense de plus de 25 000 $ est vérifié par la Direction générale de l'administration et par la direction requérante. Le document d'appel d'offres sur invitation comportant une dépense de moins de 25 000 $ est rédigé par la direction requérante à l'aide de la grille d'analyse préparée par la Direction générale de l'administration. |
6.4 ÉchéancierLa direction requérante établit l'échéancier du processus d'appel d'offres sur invitation en tenant compte des délais inhérents au traitement du dossier. |
6.5 Information aux fournisseurs de biens et aux prestataires de servicesLa direction requérante est responsable de transmettre aux fournisseurs de biens ou aux prestataires de services l'information relative au contenu de l'appel d'offres. La Direction générale de l'administration est responsable de transmettre l'information relative aux autres aspects de l'appel d'offres sur invitation. |
6.6 Réception et conformité des offresLa direction requérante analyse l'admissibilité et la conformité des soumissions au moyen des documents d'appel d'offres sur invitation, puis la Direction générale de l'administration vérifie cette analyse. Les soumissions doivent être transmises par courrier, dans des enveloppes scellées, dans le cas des contrats dont le montant estimé est égal ou supérieur à 25 000 $. |
6.7 Vérification de la disponibilité des ressources humaines évaluéesLa direction requérante est responsable de vérifier la disponibilité des ressources humaines évaluée avant l'adjudication du contrat. |
6.8 Adjudication du contratLa direction requérante est responsable d'annoncer l'adjudication du contrat au fournisseur de biens ou au prestataire de services sélectionné. Exceptionnellement, une lettre d'adjudication transmise à un soumissionnaire peut permettre le début des travaux avant la signature officielle du contrat. |
6.9 Rédaction du contratLa direction requérante remplit le contrat en fonction du projet contenu dans le document d'appel d'offres. |
6.10 Diffusion des résultatsLa direction requérante informe les autres soumissionnaires des résultats qu'ils ont obtenus. |
6.11 Rotation des fournisseurs de biens ou des prestataires de servicesLa direction requérante doit s'assurer d'effectuer la rotation des fournisseurs de biens ou des prestataires de services et de recourir à de nouveaux concurrents ou contractants. |
| 7 - Appel d'offres public |
7.1 Contrats visésIl s'agit des contrats de services comportant une dépense supérieure à 75 000 $. Une autorisation du Secrétariat du Conseil du trésor est requise pour les contrats de plus de 100 000 $ conclus avec une personne morale de droit privé à but non lucratif et pour les contrats de plus de 50 000 $ conclus avec une personne physique n'exploitant pas une entreprise individuelle. Les contrats d'approvisionnement comportant une dépense de plus de 25 000 $ sont pris en charge par la Direction générale des acquisitions du Centre de services partagés du Québec. |
7.2 Rédaction du document d'appel d'offresLa Direction générale de l'administration fournit à la direction requérante les sections pertinentes du formulaire d'appel d'offres type approprié. La direction requérante remplit ces sections et les remet à la Direction générale de l'administration. Si des questions importantes en matière de protection de renseignements personnels ou confidentiels se posent au cours de la rédaction du document d'appel d'offres, la Direction générale de l'administration sollicite le Secrétariat général pour qu'il statue sur la question. Le document d'appel d'offres est validé par la Direction générale des affaires juridiques et des enquêtes un minimum de 10 jours avant sa publication et vérifié par la Direction générale de l'administration ainsi que par la direction requérante, sauf dans les cas où le contrat est pris en charge par le Centre de services partagées du Québec. |
7.3 Critères de sélection et grille d'évaluationLa direction requérante, en collaboration avec la Direction générale de l'administration, définit avec précision un minimum de trois critères de sélection, par ordre d'importance, ainsi que la pondération attribuée à chacun d'eux. La valeur d'un seul critère ne peut être inférieure à 15 % ni excéder 50 %. |
7.4 ÉchéancierLa Direction générale de l'administration établit l'échéancier du processus d'appel d'offres à compter de la date du dépôt du document par la direction requérante. Elle doit cependant tenir compte des délais indiqués dans la réglementation et des délais inhérents au traitement du dossier. Pour les contrats de services comportant une dépense de moins de 100 000 $, les délais de réception des soumissions et de transmission d'un addenda, prévus à l'annexe D, peuvent différer. |
7.5 Nomination du secrétaire du comité de sélectionLa curatrice publique désigne une ressource permanente qui occupe un poste cadre ou professionnel pour agir en son nom à titre de secrétaire du comité de sélection. Le secrétaire choisi doit détenir l'agrément du Secrétariat du Conseil du trésor. |
7.6 Formation du comité de sélectionLa direction requérante désigne les trois membres du comité de sélection. Un de ceux-ci ne doit pas faire partie des ressources internes du Curateur public. La Direction générale de l'administration approuve la composition du comité de sélection et veille à la rotation des personnes nommées à ce titre. Pour les appels d'offres publics comportant une dépense de moins de 100 000 $, la composition du comité de sélection, notamment le nombre de membres, peut différer. |
7.7 Diffusion de l'appel d'offresLa Direction générale de l'administration diffuse l'appel d'offres dans le Système électronique d'appel d'offres (SÉAO). |
7.8 AddendaIl est possible de modifier les documents d'appel d'offres en publiant un addenda dans le Système électronique d'appel d'offres. Si la modification est susceptible d'avoir une incidence sur le prix, l'addenda doit être transmis au moins sept jours avant la date limite de réception des soumissions. Si ce délai minimal ne peut être respecté, la date limite de réception des soumissions doit être reportée d'autant de jours qu'il faut pour qu'il le soit. Pour les contrats de services comportant une dépense de moins de 100 000 $, le délai de transmission de l'addenda prévu à l'annexe D peut différer. |
7.9 Information aux fournisseurs de biens et aux prestataires de servicesLa direction requérante est responsable de transmettre aux fournisseurs de biens ou aux prestataires de services l'information relative au contenu de l'appel d'offres. La Direction générale de l'administration est responsable de transmettre l'information relative aux autres aspects de l'appel d'offres. |
7.10 Séance d'information généraleLa direction requérante, en collaboration avec la Direction générale de l'administration, décide d'organiser une séance d'information générale et détermine si elle est obligatoire ou facultative. |
7.11 Réception et conformité des offresLa Direction générale de l'administration analyse l'admissibilité et la conformité des soumissions au moyen des documents d'appel d'offres, puis le comité de sélection valide cette analyse. Pour les contrats de services comportant une dépense de moins de 100 000 $, le délai de réception des soumissions prévu à l'annexe D peut différer. |
7.12 Évaluation des offresLe comité de sélection étudie les soumissions selon le mode d'évaluation indiqué dans les documents d'appel d'offres. |
7.13 Vérification de la disponibilité des ressources humaines évaluéesLa Direction générale de l'administration est responsable de la vérification de la disponibilité des ressources humaines évaluée par le comité de sélection avant l'adjudication du contrat. |
7.14 Validation de la recommandation du comité de sélectionLa direction requérante et la Direction générale de l'administration donnent suite ou non à la recommandation du comité de sélection. Le choix consistant à ne pas y donner suite, de nature exceptionnelle, doit être motivé par l'une ou l'autre de ces directions. S'il y a divergence d'opinions entre la direction requérante et la Direction générale de l'administration, la curatrice publique donne suite ou non à la recommandation du comité de sélection. |
7.15 Comité-conseilPour les contrats de services de plus de 100 000 $, le comité de sélection n'ouvre pas l'enveloppe de prix dans le cas où un seul prestataire de services a présenté une soumission conforme, à la suite d'une évaluation de la qualité. Un comité-conseil, composé du directeur général de l'administration, d'un représentant de la direction requérante, du directeur des ressources financières et matérielles et, au besoin, d'un juriste de la Direction générale des affaires juridiques et des enquêtes, peut ouvrir l'enveloppe de prix, consulter le comité de sélection et recommander à la curatrice publique de poursuivre ou non le processus d'adjudication du contrat. Dans le cas où tous les membres du comité-conseil proviennent de la même direction générale, un représentant d'une autre direction générale s'ajoutera à eux. |
7.16 Facteur KPour les appels d'offres publics fondés sur la mesure du niveau de qualité et le calcul du rapport qualité-prix, il appartient à la direction requérante de déterminer la valeur du paramètre K. Celle-ci ne peut être inférieure à 15 % ni excéder 30 %. Le paramètre K exprime en pourcentage le montant que la direction requérante est prête à payer en sus pour passer d'une soumission de 70 points à une soumission de 100 points, et ce, pour l'ensemble des critères. Le contrat est adjugé au fournisseur de biens ou au prestataire de services ayant soumis le prix rajusté le plus bas. En cas d'égalité des résultats, il est adjugé par tirage au sort. |
7.17 Adjudication du contratLa Direction générale de l'administration est responsable d'annoncer l'adjudication du contrat au fournisseur de biens ou au prestataire de services sélectionné. Exceptionnellement, une lettre d'adjudication transmise à un soumissionnaire peut permettre le début des travaux avant la signature officielle du contrat. |
7.18 Rédaction du contratLa Direction générale de l'administration remplit le contrat en fonction du projet contenu dans les documents d'appel d'offres. |
7.19 Signature et transmission du contratLa Direction générale de l'administration est responsable des signatures, en conformité avec l'Acte de délégation de signature du Curateur public du Québec et de la transmission du contrat au fournisseur de biens ou au prestataire de services. La curatrice publique doit autoriser les contrats à exécution sur demande dont la durée est supérieure à trois ans. Elle ne peut les autoriser pour une durée de plus de cinq ans. Si le contrat joint aux documents de l'appel d'offres est modifié, la Direction générale de l'administration le fait approuver par la direction requérante et par la Direction générale des affaires juridiques et des enquêtes. La direction requérante est signataire du contrat. En revanche, s'il n'y a qu'une offre acceptable, la curatrice publique en est la signataire. |
7.20 Diffusion des résultatsLa Direction générale de l'administration informe les fournisseurs de biens ou les prestataires de services des résultats qu'ils ont obtenus. Le nom du fournisseur de biens ou du prestataire de services retenu ainsi que le montant du contrat doivent être publiés dans le système électronique d'appel d'offres dans les 15 jours suivant l'adjudication. |
| 8 - Historique |
2004-07-01 Entrée en vigueur
2006-02-21 Mise à jour
2009-04-29 Mise à jour
| 9 - Annexe A - Partage des responsabilités pour les contrats pouvant être conclus de gré à gré (dépenses de moins de 25 000 $) |
| Article du cadre | Curatrice publique | DGAJE | DGA | Direction requérante | Secrétariat général | |
| Respect de la réglementation | 4.1 | E (au besoin) | R | C | ||
| Application de la réglementation | - | E (au besoin) | E | R | ||
| Sous-traitance | 4.3 | C | R | |||
| Description des besoins | 4.2 | R | ||||
| Estimation des coûts | 4.4 | C | R | |||
| Conditions de paiement | 4.5 | R | C | |||
| Rotation des fournisseurs de biens ou des prestataires de services | 5.3 | C | R | |||
| Contrats d'exception | 5.2 | A | A, E | R | C | |
| Protection des renseignements personnels et confidentiels | 5.4 | E (au besoin) | C | R | ||
| Rédaction du contrat | 5.4 | E (au besoin) | E | R | ||
| Signature du contrat | 5.5 | A | R | |||
| Modifications au contrat | 4.6 | A (+ 25 %) | A | R | ||
| Gestion du contrat | 4.7 | R | ||||
| Cumul des contrats attribués | 4.11 | C | R | |||
| Système d'assurance de la qualité | 4.10 | R | C | |||
| Conservation des documents | 4.8 | R | C |
LÉGENDE : Responsabilité (R) – Expertise (E) – Approbation ou validation (A)– Collaboration (C)
| 10 - Annexe B - Partage des responsabilités pour les appels d'offres sur invitation (dépenses de moins de 75 000 $) |
| Article du cadre | Curatrice publique | DGAJE | DGA | Direction requérante | Secrétariat général | |
| Respect de la réglementation | 4.1 | E (au besoin) | R | C | ||
| Application de la réglementation | - | E (au besoin) | E | R | ||
| Protection des renseignements personnels et confidentiels | 6.3 | E (au besoin) | C | R | ||
| Rédaction du document d'appel d'offres | 6.3 | E (au besoin) | E, A | R | ||
| Description des besoins | 4.2 | R | ||||
| Conditions de paiement | 4.5 | R | C | |||
| Sous-traitance | 4.3 | R | ||||
| Estimation des coûts | 4.4 | R | ||||
| Nombre minimal d'invitations | 6.2 | R | ||||
| Échéancier | 6.4 | R | ||||
| Information aux fournisseurs de biens ou aux prestataires de services | 6.5 | C | R | |||
| Réception et conformité des offres | 6.6 | A | R | |||
| Vérification de la disponibilité des ressources humaines | 6.7 | R | ||||
| Adjudication du contrat | 6.8 | R | ||||
| Rédaction du contrat | 6.9 | E (au besoin) | R | |||
| Modifications au contrat | 4.6 | A (+ 15 %) | E (au besoin) | A | R | |
| Diffusion des résultats | 6.10 | R | ||||
| Gestion du contrat | 4.7 | E | R | |||
| Évaluation du rendement | 4.9 | E (au besoin) | R | |||
| Conservation des documents | 4.8 | R | C | |||
| Publication des renseignements | 4.12 | R | C | |||
| Reddition de comptes | 4.13 | A | R | C |
LÉGENDE : Responsabilité (R) – Expertise (E) – Approbation ou validation (A)– Collaboration (C)
| 11 - Annexe C - Partage des responsabilités pour les appels d'offres publics (dépenses de plus de 75 000 $) |
| Article du cadre | Curatrice publique | DGAJE | DGA | Direction requérante | Comité de sélection | Secrétariat général | |
| Respect de la réglementation | 4.1 | E (au besoin) | R | C | |||
| Application de la réglementation | - | E (au besoin) | R | C | |||
| Protection des renseignements personnels et confidentiels | 7.2 | E (au besoin) | C | C | R | ||
| Rédaction du document d'appel d'offres | 7.2 | A, E | E, A | R | |||
| Description des besoins | 4.2 | C | R | ||||
| Conditions de paiement | 4.5 | R | C | ||||
| Sous-traitance | 4.3 | C | R | ||||
| Estimation des coûts | 4.4 | C | R | ||||
| Critères de sélection | 7.3 | E | R | ||||
| Échéancier | 7.4 | R | C | ||||
| Formation du comité de sélection | 7.6 | A | R | ||||
| Diffusion de l'appel d'offres | 7.7 | R | |||||
| Information aux fournisseurs de biens ou aux prestataires de services | 7.9 | C | R | ||||
| Séance d'information générale | 7.10 | C | R | ||||
| Réception et conformité des offres | 7.11 | R | |||||
| Évaluation des offres | 7.12 | C | R | ||||
| Comité conseil | 7.15 | A | C | R | C | C | |
| Vérification de la disponibilité des ressources humaines | 7.13 | R | C | ||||
| Validation de la recommandation du comité de sélection | 7.14 | A (au besoin) | R | R | |||
| Adjudication du contrat | 7.17 | R | |||||
| Rédaction du contrat | 7.18 | E (au besoin) | R | A | |||
| Modifications au contrat | 4.6 | A (+ 10 %) | E (au besoin) | A | R | ||
| Signature et transmission du contrat | 7.19 | A | A (au besoin) | R | C | ||
| Diffusion des résultats | 7.20 | R | |||||
| Gestion du contrat | 4.7 | E (au besoin) | R, C | ||||
| Évaluation du rendement | 4.9 | E (au besoin) | R | ||||
| Conservation des documents | 4.8 | R | C | ||||
| Publication des renseignements | 4.12 | R | C | ||||
| Reddition de comptes | 4.13 | A | R | C |
LÉGENDE : Responsabilité (R) – Expertise (E) – Approbation ou validation (A)– Collaboration (C)
| 12 - Annexe D - Délais concernant les appels d'offres publics |
| Délai de réception des soumissions | Quinze jours à compter de la date de diffusion de l'avis dans le système électronique d'appel d'offres (SÉAO) |
| Délai de transmission d'un addenda | Sept jours avant la date limite de réception des soumissions. Si ce délai minimal ne peut être respecté, la date limite de réception des soumissions doit être reportée d'autant de jours qu'il faut pour qu'il le soit. |
| Délai de publication des résultats (nom du fournisseur de biens ou du prestataire de services et prix total (sauf en cas d'évaluation de la qualité) | Quatre jours ouvrables suivant l'ouverture publique des soumissions |
| Délai pour informer les soumissionnaires non admissibles et non conformes | Quinze jours suivant l'adjudication du contrat |
| Délai pour informer les soumissionnaires du résultat de l'évaluation de la qualité | Quinze jours suivant l'adjudication du contrat |
| Délai de publication du nom de l'adjudicataire et du montant du contrat | Quinze jours suivant l'adjudication du contrat |
| Délai de publication de la liste des contrats de plus de 25 000 $ conclus de gré à gré ou à la suite d'un appel d'offres sur invitation | Semestriellement |
| Délai pour remplir une évaluation de rendement insatisfaisant | Au plus tard, soixante jours après la date de la fin du contrat |
| Délai du fournisseur de biens ou du prestataire de services pour faire ses commentaires relativement au rapport d'évaluation | Trente jours suivant la réception du rapport |
| Délai pour maintenir ou non l'évaluation et en informer le fournisseur de biens ou le prestataire de services | Soixante jours suivant la réception du rapport par le fournisseur de biens ou le prestataire de services ou trente jours suivant la réception de leurs commentaires |
| Délai pendant lequel un fournisseur de biens ou un prestataire de services peut voir sa soumission refusée à la suite d'une évaluation de rendement insatisfaisant, d'une omission de donner suite à une soumission ou d'une résiliation de contrat en raison de son défaut d'en respecter les conditions | Deux ans |